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Como aproveitar melhor o seu tempo e tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente

Atualizado: 29 de mai. de 2023

Se você é como a maioria das pessoas, pode sentir que nunca tem tempo suficiente para fazer tudo o que precisa ser feito. No entanto, você sabia que é possível tornar seu tempo mais produtivo e aumentar sua eficiência no trabalho com algumas dicas simples? Neste artigo, vamos explorar maneiras de aproveitar melhor o seu tempo e tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente.

Gestão de tempo

Hoje em dia o tempo é um bem que todos nós temos e que tem muito valor. Ele está em cada coisa que você faz, seja no lazer, como o tempo gasto com os amigos e família, ou na vida profissional, como reuniões, estratégias e tarefas repetitivas.


A importância dele é tão grande que as vezes nos sentimos que nunca temos tempo suficiente para fazer tudo o que precisa ser feito e tentamos nos convencer, criando desculpas para justificar porque não fizemos uma coisa ou outra, porém a questão é: somos sempre eficientes no trabalho?


Identificar suas prioridades, planejar o suas tarefas e evitar distrações são os principais pontos para ter uma melhor gestão do tempo e ser mais eficiente


Tenha mais eficiência no trabalho


Quando falo de eficiência no trabalho, estou me referindo à capacidade de realizar uma tarefa com o mínimo de desperdício de tempo e recursos, isto é, quando você é eficiente consegue concluir mais tarefas em menos tempo, sem sacrificar a qualidade do trabalho realizado. Como pode ver, a eficiência tem impacto direto nos recursos financeiros pois vai gastar menos dinheiro, e aumentar a qualidade do que está sendo entregue.


Agora que estamos alinhados sobre o que é eficiência no trabalho, como anda a sua? Você tem sido bastante eficiente dentro do tempo e sem gastar recursos financeiros?


Claro que estas respostas dependerão da sua análise e obrigações na sua posição, mas independente disso, sempre existem atitudes que podemos fazer para melhorar a nossa eficiência e/ou da nossa equipe.



Seja um líder e não um liderado

Ser um líder que faz o trabalho dos liderados não é o ideal para você e nem para a empresa. Para você, porque você vai ficar ocupado com trabalhos que devem ser tratados por seus liderados, pessoas que foram contratadas para tal. Já para a empresa, porque você será um recurso caro pelo que faz além de te travar para poder atuar em outras atividades e se desenvolver na empresa.


Este é um erro muito comum que vi no decorrer da minha carreira, pessoas com cargo de gestão fazendo atividades de liderados e com isso, não conseguiam entregar com qualidade o seu próprio trabalho. Por isso, é muito importante treinar a sua equipe e também uma pessoa para ficar em seu lugar, isto é, um possível substituto para a sua cadeira. Esta ação vai fazer com que você aproveite melhor o seu tempo e com qualidade, além de deixar você livre para seguir novos horizontes na empresa.



Delegue tarefas que você ou seu time não precisam fazer


Isto é, você precisa delegar suas tarefas mas podem haver situações que o seu time também precise. Pense sempre em não gerar desperdício de tempo e dinheiro. Analise junto com o seu time e veja o que você pode delegar das suas tarefas e do seu time e contrate uma empresa para cuidar disto.


A primeira vista pode parecer que vai gastar mais, mas se analisar, com certeza irá encontrar tarefas e processos que podem ser delegados, por isso, verifique qual é a sua situação e procure otimizar o seu tempo e o tempo da sua equipe. A Advance Sistemas pode ajudar e com isso, gerar mais tempo livre para que você e sua equipe possam focar em outras tarefas, como:


  • A Advance Sistemas pode desenvolver robôs (RPA) para lidar com processos e tarefas repetitivas de forma automática e a qualquer hora do dia e da noite.

  • A Advance Sistemas tem uma equipe de Assessoria especializada em administrar e fazer a manutenção e ajuste da folha de ponto dos colaboradores da sua empresa. Com isso, delegando este tipo de serviço você otimiza o tempo do seu recurso uma vez que não precisará ajustar e reorganizar o registro de ponto todo o mês.

  • A Advance Sistemas possui com Consultores de Gestão de Ponto que são especializados em fornecer orientações e soluções relacionadas ao controle e gerenciamento do registro de frequência dos funcionários, como horários de entrada, saída, pausas, horas extras, entre outros aspectos ligados ao controle de jornada de trabalho. Este consultor irá ajudar a sua empresa a implementar e otimizar sistemas de controle de ponto eficientes, garantindo conformidade com a legislação trabalhista e maximizando a produtividade dos colaboradores.

  • A Advance Sistemas trabalha com Consultores de Melhoria Contínua capazes de otimizar processos e aplicar inovações na sua empresa. Esse profissional tem como objetivo identificar oportunidades de aprimoramento nos fluxos de trabalho e implementar práticas mais eficientes e inovadoras.

  • A Advance Sistemas trabalha com Sistema de Gestão de Ponto capaz de gerar de forma automática notificações para os gestores e superiores como: quando um colaborador falta, não registra o ponto, fez ou está fazendo hora extra, entre outros tipos de notificação.

  • Desenvolver robôs (Robotic Process Automation ou RPA) para lidar com processos e tarefas repetitivas de forma automática e a qualquer hora do dia e da noite.


Estes são alguns dos muitos serviços e soluções que a Advance Sistemas pode fazer para otimizar o seu tempo de forma inteligente, para assim, você dedicá-lo em outras demandas da empresa. Então não perca tempo e entre em contato conosco para ajudarmos você e sua empresa a alavancarem seus processos!



Faça reuniões curtas e objetivas


Em muitos dos lugares em que trabalhei era comum ver pessoas criando reuniões sem um objetivo claro. Além disso, era comum também ficar horas na reunião e não chegar a uma conclusão, fazendo assim, criar outra reunião para falar da reunião anterior. Perceba o tamanho do desperdício de tempo e de produtividade.


Crie reuniões objetivas e com tempo definido. Uma técnica bastante utilizada como estratégia de gestão do tempo com o objetivo de aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação, é o uso de timebox.


O timebox é uma técnica utilizada no Scrum para garantir que as reuniões e tarefas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido, aumentando a eficiência da equipe e a qualidade do trabalho entregue.

Por exemplo, você pode criar uma reunião com timebox de 45min. Caso ela acabe antes do tempo determinado você a interrompe. Porém, se o tempo da reunião tiver chegado ao final e não tiver sido concluída, interrompa-a mesmo assim e continue em outro dia. Esta atitude irá fazer com que a reunião seja mais produtiva no tempo determinado.


Claro que nem sempre é possível fazer isso, mas sempre que puder siga esta estratégia, você verá que ajudará muito na objetividade da reunião.



 

Conclusão:


Ter o seu fluxo de trabalho mais eficiente não é uma tarefa fácil, mas é possível com algumas mudanças simples em sua rotina. O primeiro passo é identificar no que você está gastando tempo e recurso, então procurar soluções para não desperdiçar o seu tempo e o da sua equipe.


A Advance Sistemas possui profissionais e serviços capazes de otimizar o tempo da sua equipe, fazendo com que eles possam se dedicar a outras atividades que geram valor para a empresa incluindo a redução de custos. Caso queira saber mais, CLIQUE AQUI ou entre em contato conosco.




Espero sinceramente que este artigo tenha ajudado você de alguma forma.



Um grande abraço e até a próxima...


 


 


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