Ser produtivo ou ter uma equipe produtiva, é o sonho de qualquer líder, porém sabemos que existem algumas barreiras que impedem de ser mais produtivo e uma delas é o conceito da Lei de Parkinson. Veja como esta lei pode afetar a sua produtividade ou da sua equipe, e também como não ser tão afetado por ela.
Sabe quando temos uma tarefa para fazer, que deveria durar alguns minutos e acaba demorando algumas horas ou até o dia inteiro para ser concluída? Ou quando você tem uma equipe e as tarefas que são criadas com a previsão de 1 hora duram exatamente esse tempo? Ou aquelas tarefas que podem ser feitas em alguns minutos e por isso você não estima um prazo e quando vai ver seu backlog nota que ela ainda está lá para ser feita? Bom, isto pode ter acontecido por causa da Lei de Parkinson.
Em 1955 o historiador britânico Cyril Northcote Parkinson escreveu um artigo na revista The Economist sobre a Lei de Parkinson onde ele citou a seguinte frase:
"O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização" [Cyril N. Parkinson]
Mas o que isso quer dizer na prática? Que, se você tiver um prazo de uma semana para concluir uma tarefa, é provável que leve toda a semana para concluí-la, mesmo que possa ser realizada em um dia porque ela ocupará todo o tempo disponível dedicado a ela. Além disto, há casos que você acaba prolongando uma atividade apenas por não ter definido um prazo a ela, com isso, ela pode acabar também "ocupando" este prazo não definido. Com isso em mente reflita quantas vezes você ou sua equipe adiou uma tarefa ou atividade por não ter definido ou respeitado um prazo? Ou deixou para cima da hora uma atividade que poderia ter sido feita bem antes e acabou entregando sem muita qualidade ou com muito stress? Com certeza esta lei deve ter lhe mostrado que isso é verdade.
Algo interessante de se observar é que a lei pode ser vista em diversas áreas, por exemplo, quando tem um quarto vazio e acaba virando o seu quarto de bagunça ou seu celular/computador que fica constantemente com o espaço de memória cheio, isto é, ocupando todo espaço disponível.
Resumindo a Lei de Parkinson é capaz de nos alertar sobre os riscos de ineficiência, procrastinação, geração de stress, perda de qualidade e desperdício de tempo e recursos.
Como não ser impactado pela Lei de Parkinson
Existem algumas ações que você pode fazer para não ser impactado ou ter pouco impacto da Lei de Parkinson e ter mais produtividade pessoal e com sua equipe:
Defina prazos realistas para a tarefa
Definir prazos mais realistas é uma das formas de não sofrer o efeito da Lei de Parkinson. Utilize técnicas de gerenciamentos de tempo, por exemplo, o uso de pontos de história para estimar o esforço previsto para concluir uma tarefa, a qual é muito utilizada na metodologia Scrum. Veja qual forma é a melhor para o seu negócio, o importante e saber o tempo de conclusão e com isso, definir um prazo realista.
Faça uma tarefa por vez
É muito comum pessoas falarem que conseguem fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo, porém esta ação acaba prejudicando no tempo de conclusão e na qualidade da entrega, além de não gerar um prazo realista para conclusão da tarefa.
No livro Software Com Qualidade de Gerald M. Weinberg, ele demonstra um gráfico que é possível ver que quando se trabalha em apenas 1 projeto você possui 100% de tempo disponível e 0% de perda causada por mudança de contexto, porém quando tem 3 projetos simultâneos tem 20% de tempo disponível para cada projeto e 40% de perda de tempo ocasionada por mudança e assim por diante. Por isso, defina bem as suas tarefas e se concentre em apenas uma por vez.
Se levar até 5 minutos, faça agora
Nem sempre isso vai acontecer, mas quando estiver com algo que pode ser feito em até 5 minutos, faça na hora. As vezes tem um e-mail para ser escrito, uma mensagem que precisa ser enviada ou uma ligação que precisa ser feita, analise se irá levar até 5 minutos para ser feito, se a resposta for sim, faça imediatamente.
Esta ação irá ajudar a evitar a procrastinação e com isso retirar da fila as tarefas mais simples que precisam se feitas.
Priorize o que é importante
Faça uma lista das atividades defina quais são mais importantes e priorize elas. Uma técnica que pode ajudar a definir este critério é a Matriz de Eisenhower. Esta ferramenta é ótima para ajudar na gestão do tempo e principalmente na priorização de tarefas, pois ela possui um quadro dividido em 4 categorias:
Importante e urgente
Importante mas não urgente
Não importante mas urgente
Não importante e não urgente
Com base estas categorias, você consegue definir de forma fácil o que será feito agora, o que será planejado para fazer, o que será delegado e o que será descartado.
Aprenda a dizer não
Muitas vezes nos deparamos com muitas solicitações, sendo que nem todas são importantes, quando isto acontece é necessário você dizer não. Se sobrecarregar com tarefas que muitas vezes vão impactar em outras que são mais importantes, não é bom negócio. É necessário priorizar o seu tempo e o da sua equipe dentro do que consegue fazer e é realmente importante.
Diminua as distrações
Tudo hoje gera distração, seja um e-mail, rede social ou notificação, principalmente quando se trabalha remotamente. Por isso peça para a sua equipe limitar o acesso a redes sociais no horário de trabalho e se possível, desligar notificações do celular que considerem desnecessárias. Uma técnica que pode ajudar nesta questão é a Pomodoro para gerar mais foco e produtividade. Esta estratégia envolve diminuir o trabalho em blocos de 25 minutos, seguidos de intervalos curtos de 5 minutos para descansar e ficar com tempo livre.
O interessante é que esses intervalos de tempo ajudam a manter a mente mais tranquila e reduz a procrastinação e as distrações durante a execução das tarefas.
Conclusão:
Como pode ver, a Lei de Parkinson pode ser um grande obstáculo para a sua produtividade e de sua equipe, mas com algumas técnicas de gestão de tempo ou metodologias como o Scrum, é possível melhorar a produtividade e reduzir o desperdício de tempo.
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Espero sinceramente que este artigo tenha ajudado você de alguma forma.
Um grande abraço e até a próxima...
Fontes:
PARKINSON, Cyril Nothcote. Parkinson’s Law. The Economist, 19 de Novembro de 1955. Disponível em: economist.com/news/1955/11/19/parkinsons-law
SUTHERLAND, Jeff & J.J. Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo