Luiz Fernando Amorim
25 de mai de 20235 min
Atualizado: 29 de mai de 2023
Se você é como a maioria das pessoas, pode sentir que nunca tem tempo suficiente para fazer tudo o que precisa ser feito. No entanto, você sabia que é possível tornar seu tempo mais produtivo e aumentar sua eficiência no trabalho com algumas dicas simples? Neste artigo, vamos explorar maneiras de aproveitar melhor o seu tempo e tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente.
Hoje em dia o tempo é um bem que todos nós temos e que tem muito valor. Ele está em cada coisa que você faz, seja no lazer, como o tempo gasto com os amigos e família, ou na vida profissional, como reuniões, estratégias e tarefas repetitivas.
A importância dele é tão grande que as vezes nos sentimos que nunca temos tempo suficiente para fazer tudo o que precisa ser feito e tentamos nos convencer, criando desculpas para justificar porque não fizemos uma coisa ou outra, porém a questão é: somos sempre eficientes no trabalho?
Identificar suas prioridades, planejar o suas tarefas e evitar distrações são os principais pontos para ter uma melhor gestão do tempo e ser mais eficiente
Quando falo de eficiência no trabalho, estou me referindo à capacidade de realizar uma tarefa com o mínimo de desperdício de tempo e recursos, isto é, quando você é eficiente consegue concluir mais tarefas em menos tempo, sem sacrificar a qualidade do trabalho realizado. Como pode ver, a eficiência tem impacto direto nos recursos financeiros pois vai gastar menos dinheiro, e aumentar a qualidade do que está sendo entregue.
Agora que estamos alinhados sobre o que é eficiência no trabalho, como anda a sua? Você tem sido bastante eficiente dentro do tempo e sem gastar recursos financeiros?
Claro que estas respostas dependerão da sua análise e obrigações na sua posição, mas independente disso, sempre existem atitudes que podemos fazer para melhorar a nossa eficiência e/ou da nossa equipe.
Ser um líder que faz o trabalho dos liderados não é o ideal para você e nem para a empresa. Para você, porque você vai ficar ocupado com trabalhos que devem ser tratados por seus liderados, pessoas que foram contratadas para tal. Já para a empresa, porque você será um recurso caro pelo que faz além de te travar para poder atuar em outras atividades e se desenvolver na empresa.
Este é um erro muito comum que vi no decorrer da minha carreira, pessoas com cargo de gestão fazendo atividades de liderados e com isso, não conseguiam entregar com qualidade o seu próprio trabalho. Por isso, é muito importante treinar a sua equipe e também uma pessoa para ficar em seu lugar, isto é, um possível substituto para a sua cadeira. Esta ação vai fazer com que você aproveite melhor o seu tempo e com qualidade, além de deixar você livre para seguir novos horizontes na empresa.
Isto é, você precisa delegar suas tarefas mas podem haver situações que o seu time também precise. Pense sempre em não gerar desperdício de tempo e dinheiro. Analise junto com o seu time e veja o que você pode delegar das suas tarefas e do seu time e contrate uma empresa para cuidar disto.
A primeira vista pode parecer que vai gastar mais, mas se analisar, com certeza irá encontrar tarefas e processos que podem ser delegados, por isso, verifique qual é a sua situação e procure otimizar o seu tempo e o tempo da sua equipe. A Advance Sistemas pode ajudar e com isso, gerar mais tempo livre para que você e sua equipe possam focar em outras tarefas, como:
A Advance Sistemas pode desenvolver robôs (RPA) para lidar com processos e tarefas repetitivas de forma automática e a qualquer hora do dia e da noite.
A Advance Sistemas tem uma equipe de Assessoria especializada em administrar e fazer a manutenção e ajuste da folha de ponto dos colaboradores da sua empresa. Com isso, delegando este tipo de serviço você otimiza o tempo do seu recurso uma vez que não precisará ajustar e reorganizar o registro de ponto todo o mês.
A Advance Sistemas possui com Consultores de Gestão de Ponto que são especializados em fornecer orientações e soluções relacionadas ao controle e gerenciamento do registro de frequência dos funcionários, como horários de entrada, saída, pausas, horas extras, entre outros aspectos ligados ao controle de jornada de trabalho. Este consultor irá ajudar a sua empresa a implementar e otimizar sistemas de controle de ponto eficientes, garantindo conformidade com a legislação trabalhista e maximizando a produtividade dos colaboradores.
A Advance Sistemas trabalha com Consultores de Melhoria Contínua capazes de otimizar processos e aplicar inovações na sua empresa. Esse profissional tem como objetivo identificar oportunidades de aprimoramento nos fluxos de trabalho e implementar práticas mais eficientes e inovadoras.
A Advance Sistemas trabalha com Sistema de Gestão de Ponto capaz de gerar de forma automática notificações para os gestores e superiores como: quando um colaborador falta, não registra o ponto, fez ou está fazendo hora extra, entre outros tipos de notificação.
Desenvolver robôs (Robotic Process Automation ou RPA) para lidar com processos e tarefas repetitivas de forma automática e a qualquer hora do dia e da noite.
Estes são alguns dos muitos serviços e soluções que a Advance Sistemas pode fazer para otimizar o seu tempo de forma inteligente, para assim, você dedicá-lo em outras demandas da empresa. Então não perca tempo e entre em contato conosco para ajudarmos você e sua empresa a alavancarem seus processos!
Em muitos dos lugares em que trabalhei era comum ver pessoas criando reuniões sem um objetivo claro. Além disso, era comum também ficar horas na reunião e não chegar a uma conclusão, fazendo assim, criar outra reunião para falar da reunião anterior. Perceba o tamanho do desperdício de tempo e de produtividade.
Crie reuniões objetivas e com tempo definido. Uma técnica bastante utilizada como estratégia de gestão do tempo com o objetivo de aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação, é o uso de timebox.
O timebox é uma técnica utilizada no Scrum para garantir que as reuniões e tarefas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido, aumentando a eficiência da equipe e a qualidade do trabalho entregue.
Por exemplo, você pode criar uma reunião com timebox de 45min. Caso ela acabe antes do tempo determinado você a interrompe. Porém, se o tempo da reunião tiver chegado ao final e não tiver sido concluída, interrompa-a mesmo assim e continue em outro dia. Esta atitude irá fazer com que a reunião seja mais produtiva no tempo determinado.
Claro que nem sempre é possível fazer isso, mas sempre que puder siga esta estratégia, você verá que ajudará muito na objetividade da reunião.
Ter o seu fluxo de trabalho mais eficiente não é uma tarefa fácil, mas é possível com algumas mudanças simples em sua rotina. O primeiro passo é identificar no que você está gastando tempo e recurso, então procurar soluções para não desperdiçar o seu tempo e o da sua equipe.
A Advance Sistemas possui profissionais e serviços capazes de otimizar o tempo da sua equipe, fazendo com que eles possam se dedicar a outras atividades que geram valor para a empresa incluindo a redução de custos. Caso queira saber mais, CLIQUE AQUI ou entre em contato conosco.
Espero sinceramente que este artigo tenha ajudado você de alguma forma.
Um grande abraço e até a próxima...